Praca informatyka/telekomunikacja Warszawa

Opis oferty pracy

Zakres obowiązków

1. Nawiązywanie i utrzymywanie profesjonalnych relacji z obecnymi oraz potencjalnymi kontrahentami firmy.

2. Bieżący kontakt telefoniczny i mailowy z kontrahentami oraz udzielanie informacji dotyczących oferowanych produktów i usług.

3. Rozpoznawanie potrzeb kontrahentów i przekazywanie ich właściwym pracownikom lub działom firmy.

4. Przygotowywanie ofert handlowych, zapytań ofertowych, zamówień, umów oraz innych dokumentów związanych ze współpracą.

5. Koordynowanie realizacji zamówień, dostaw i usług oraz monitorowanie uzgodnionych terminów.

6. Uzgadnianie z kontrahentami warunków współpracy, terminów realizacji, zakresu usług i wymaganej dokumentacji – w granicach udzielonych upoważnień.

7. Monitorowanie przebiegu realizacji umów oraz informowanie przełożonego o opóźnieniach, problemach i ryzykach.

8. Przyjmowanie zgłoszeń, pytań, uwag i reklamacji kontrahentów oraz koordynowanie procesu ich wyjaśniania.

9. Współpraca z działami handlowym, technicznym, serwisowym, księgowym i administracyjnym w zakresie obsługi kontrahentów.

10. Prowadzenie i aktualizowanie danych kontrahentów, historii kontaktów, ofert, zamówień i ustaleń w wykorzystywanych systemach informatycznych.

11. Kontrolowanie kompletności dokumentów związanych z realizacją dostaw i usług, w tym zamówień, protokołów, faktur oraz potwierdzeń odbioru.

12. Monitorowanie terminów obowiązywania umów, ofert, gwarancji, licencji, przeglądów oraz innych zobowiązań wynikających ze współpracy.

13. Przypominanie kontrahentom o wymaganych dokumentach, płatnościach, potwierdzeniach i uzgodnieniach.

14. Przygotowywanie zestawień, raportów i informacji dotyczących współpracy z kontrahentami.

15. Uczestniczenie w spotkaniach, prezentacjach i negocjacjach prowadzonych z kontrahentami oraz sporządzanie notatek i podsumowań ustaleń.

16. Dbanie o wysoki standard obsługi oraz pozytywny wizerunek firmy w kontaktach zewnętrznych.

17. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych, poufności informacji oraz wewnętrznych procedur firmy.

18. Archiwizowanie dokumentacji i korespondencji związanej ze współpracą z kontrahentami.

19. Zgłaszanie przełożonemu sytuacji mogących prowadzić do powstania strat, sporów, opóźnień lub niewykonania zobowiązań.

20. Wykonywanie innych poleceń przełożonego związanych z zajmowanym stanowiskiem i bieżącą działalnością firmy.

Odpowiedzialność pracownika

Pracownik odpowiada w szczególności za:

* terminowość i rzetelność obsługi kontrahentów;
* prawidłowe przekazywanie informacji;
* kompletność i aktualność prowadzonej dokumentacji;
* monitorowanie realizacji uzgodnionych działań;
* zachowanie poufności informacji handlowych i organizacyjnych;
* właściwe zabezpieczenie danych kontrahentów;
* niezwłoczne zgłaszanie problemów i ryzyk przełożonemu;
* działanie w granicach przyznanych uprawnień i pełnomocnictw.


Wymagania
umiejętność obsługi komputera;
wykształcenie wyższe;
roczne doświadczenie na stanowisku administracyjnym;
zaangażowanie w wykonywaną pracę;
dobra organizacja pracy własnej;
komunikatywność, otwartość;
obsługa programów MS Office;
znajomość podstaw księgowości będzie dodatkowym atutem;